COMPTE-RENDU AG 26 JUIN 2015

Publié le par relaxorail

Compte rendu de l’assemblée générale exceptionnelle de l’association «Relaxorail» du 26 juin 2015.

Ouverture de la séance 12 h 15

Présents : Sandrine Brienne, Céline Derache, Isabelle Leroy, Marie Christine Simon-Basselin, Caroline Massiet, Jean-Pierre Baert.

Excusés: Marc Kimpe, Denis Covin, Pierre-Marie Chochoy, Sylvie Barbet, Fabienne Girard.

Invité excusé : Fabrice Deberles du CER.

Tous les adhérents ont été invités dans les délais. Les statuts de l’association ne prévoient pas de quorum, l’AG peut se tenir, toutes les décisions prises à la majorité seront adoptées et mises en œuvre.

  1. Pourquoi cette assemblée générale exceptionnelle ?

Caroline, depuis le départ en retraite de Jean-Pierre, a pris en charge la réservation des salles et la programmation des séances, tout en conservant la tenue du blog, la création des cagnottes, le suivi de la trésorerie.

Caroline a fait part à Jean-Pierre qu’elle ne pouvait plus assurer toutes ces tâches indispensables pour le fonctionnement de l’association. La principale difficulté étant de trouver des salles et les conflits avec d’autres services de l’entreprise, ne sont plus supportables. Néanmoins elle ne souhaite pas démissionner dans l’immédiat et préfère trouver des solutions.

Elle a émis deux possibilités en dehors de sa démission :

  • Soit arrêter les séances dans l’attente de trouver une salle dédiée à l’association
  • Soit trouver un adhérent ou une adhérente pour gérer les salles et programmer les séances.

Les motifs sont suffisamment importants pour déclencher une AG exceptionnelle en vertu de l’article 12 des statuts de l’association

Avec comme ODJ

Retour d’expérience du premier semestre mois 2015 (Tour de table)

Difficultés rencontrées ?

Améliorations à apporter ?

Autres

Election des postes à responsabilités. En fonction des discussions en préalable, nous serons amenés à élire :

a.Le Président

b.Le Trésorier

c.Le Chargé (e) de la logistique

d.Autres

Avant de faire un tour de table, jean- pierre remercie Caroline pour le travail fourni ces 6 premiers mois. Il comprend les difficultés qu’elle rencontre pour les avoir lui-même vécues. Il remercie également Sandrine pour sa disponibilité et le suivi des séances de sophrologie. Enfin il remercie les participants à cette AG pour leur présence et ceux qui se sont excusés.

Jean-Pierre rappelle l’importance de la constitution d’une association.

C’est une obligation pour obtenir des subventions du CER et c’est une reconnaissance obligatoire auprès de la préfecture et de la SNCF.

Comme toute association, on a besoin de responsables bénévoles, qui, élus lors de l’AG, ont la responsabilité de gérer au mieux l’objet de l’association. Il rappelle que l’adhésion est obligatoire ne saurait-ce que pour se couvrir en cas de blessure lors des séances, mais aussi pour obtenir des moyens financiers, qui sont en fonction du nombre d’adhérents.

Les responsables sont les interlocuteurs auprès de la préfecture, de compte Leetchi, du crédit mutuel, du CER, d’over Blog, de la SACEM, de la SNCF, des intervenants. C’est très prenant et demande un suivi et un engagement s’en faille.

Depuis 18 mois que l’association fonctionne, Jean-Pierre valorise le travail accompli et la tenue régulière de séance de yoga, de sophrologie et de relaxation, c’est un des points positifs qu’il ne faut pas oublier, mais nous sommes tenus au bon vouloir de la SNCF, surtout pour l’obtention des salles, gros point négatif.

Les ateliers huiles essentielles de cette semaine ont démontré, l’engouement des cheminots pour les différentes activités que l’on propose, point positif, mais plus l’association s’agrandira, plus il faudra désigner de personnes pour la gérer, c’est un point négatif si personne se propose.

Des solutions existent mais d’autres plus fiables doivent être trouvées.

Les solutions actuelles sont : l’aménagement de la future bibliothèque à perspective. C’est une solution provisoire, car les travaux devraient commencer en septembre. Ils vont durer 6 mois environ.

En principe dès la fin des travaux (février 2016), nous devrions bénéficier d’un espace pour les séances de yoga.

Autres solutions, la salle des associations rue de Tournai. Cette salle est utilisée les mardis midi, hors périodes scolaire par l’association Vlaanrail, et quelques jeudis dans l’année, par l’association « la famille du cheminot » C’est une possibilité, malgré l’éloignement, la gestion est réalisée par Fabrice du CER.

  1. Tour de table

Caroline confirme ce qui vient d’être dit et souhaite sortir de cette réunion avec des solutions réalistes. Elle ne supporte pas les annulations des séances programmées faute de salle disponible ou de reprise des salles. Elle ne veut plus se trouver seule à trouver une salle de remplacement.

Sandrine, reconnait qu’il y a là un réel problème, mais ne souhaite pas que l’on arrête les séances, même si ce ne serait que dans l’attente de trouver une salle dédiée.

Marie-Christine peut aussi réserver des salles mais ne sera pas toujours disponible pour rechercher un plan B.

Un débat s’installe sur la recherche de salles disponibles de préférences à Perspectives.

  1. Après échange les participants ont décidé :

Caroline a réservé les salles jusqu’à la fin de l’année 2015, c’est donc elle qui sera contactée en cas de demande de remise à disposition de la salle. Dans ce cas, Caroline préviendra par mails ou SMS, Jean-Pierre, Sandrine, Isabelle, Marie Christine, Céline.

Caroline n’aura plus à rechercher un plan B.

Jean Pierre contactera Fabrice pour demander la salle des associations si elle est libre.

Les autres participants chercheront, en fonction du nombre d’inscrits une salle à perspective.

C’est seulement si aucune ressource n’est disponible que la séance sera annulée.

  1. Autres solutions

Jean-Pierre propose qu’une demande d’audience soit posée par le CER afin que celle-ci facilite les prêts des salles et qu’éventuellement que notre association soit reconnue « d’utilité publique »

Accord des participants.

Jean Pierre propose de rencontrer Fabrice pour un atelier huiles essentielles à Perspective, l’atelier de sophrologie et une rencontre avec les cheminots LM.

Accord des participants.

Compte tenu de l’heure, les autres points de l’ODJ n’ont pas pu être abordés. Jean Pierre propose de nous réunir début septembre pour faire un nouveau point sur le problème des salles notamment.

Accord des participants

Fin de réunion 13 h 15

Publié dans VIE ASSOCIATIVE

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